ChatGPT prompty pro emaily: Nechte AI napsat profesionální e-mail

E-maily nás doprovázejí celý den. Odpovědi, připomínky, omluvy, nabídky a poděkování se opakují, a přesto každý z nich vyžaduje správný tón a jasnou strukturu. ChatGPT zvládne napsat použitelný koncept za pár sekund, pokud dostane dobré zadání. V tomto článku najdete vzorec, který funguje, a patnáct hotových promptů pro situace, které řešíte nejčastěji.

Z čeho se skládá dobré zadání pro e-mail

Aby byl výsledek použitelný napoprvé, sdělte ChatGPT pět věcí: komu píšete, co potřebujete dosáhnout, jaký tón zvolit, co musí e-mail obsahovat a jak má být dlouhý. Stačí pár vět. Čím víc kontextu dodáte, tím víc se výsledek podobá tomu, co byste napsali sami.

• Adresát: „Píšu dlouholetému zákazníkovi.“
• Cíl: „Potřebuji domluvit nový termín schůzky.“
• Tón: „Přátelský, ale profesionální. Vykání.“
• Obsah: „Zmíním zpoždění dodávky a nabídnu slevu deset procent.“
• Rozsah: „Maximálně sto slov.“

Podpoř nás naskenováním QR kódu

Hotové prompty pro běžné situace

• „Napiš zdvořilou odpověď na tento e-mail, souhlas s návrhem, ale s doplněním termínu: [e-mail].“
• „Napiš žádost o schůzku, navrhni dva termíny a stručně vysvětli důvod.“
• „Napiš připomenutí nezaplacené faktury číslo [číslo], po splatnosti, slušně, ale jasně.“
• „Napiš omluvu zákazníkovi za chybu v objednávce, nabídni řešení a nesnaž se hájit.“
• „Napiš odmítnutí nabídky spolupráce, poděkuj a nech otevřené dveře.“
• „Napiš poděkování po pohovoru a vyjádři zájem o pozici [název].“
• „Napiš e-mail nadřízenému, kterým žádám o jeden den dovolené, v [datum].“
• „Napiš nabídku služby [popis] pro nového zákazníka, bez agresivního prodeje.“
• „Napiš e-mail, kterým upozorním tým na změnu postupu od příštího týdne.“
• „Napiš zdvořilou stížnost dodavateli na zpoždění, s konkrétním požadavkem.“
• „Napiš e-mail s žádostí o doporučení nebo recenzi spokojeného zákazníka.“
• „Napiš shrnutí schůzky s úkoly a termíny z těchto poznámek: [poznámky].“
• „Napiš stručný úvodní e-mail novému kolegovi s informacemi na první den.“
• „Napiš e-mail partnerovi, ve kterém navrhuji společnou akci, s jednoduchým návrhem dalších kroků.“
• „Napiš zprávu klientovi, že jeho požadavek nelze splnit, a navrhni nejbližší alternativu.“

Čeština a tón

Pokud píšete česky, napište to výslovně. Pomůže také zadat míru formálnosti: vykání, tykání, obchodní nebo přátelský styl. ChatGPT občas používá doslovné překlady z angličtiny nebo příliš „americké“ formulace. V takovém případě napište: „Přepiš to přirozenější češtinou, bez anglicismů a bez frází typu ‚doufám, že se máte dobře‘.“ Pro přesné zachycení vašeho stylu vložte dva své dřívější e-maily jako ukázku a požádejte o stejný styl.

Tón podle situace

• Omluva: stručně, bez vymluv, s konkrétním řešením.
• Připomínka: věcně, s odkazem na konkrétní datum nebo číslo dokladu.
• Žádost: ukažte, proč je pro adresáta snadné vyhovět, a navrhněte konkrétní termín.
• Odmítnutí: poděkujte, vysvětlete krátce důvod a nabídněte alternativu.

Kontrola před odesláním

• Přečtěte e-mail celý. AI může vynechat důležitý detail nebo ho přidat.
• Zkontrolujte jména, data, částky a čísla, zejména u faktur a termínů.
• Ověřte tón. Co zní v překladu zdvořile, může znít strojově.
• Doplňte osobní prvek, například konkrétní zmínku o společné zkušenosti.

Příklad: reklamace od nespokojeného zákazníka

Zadání: „Napiš odpověď zákazníkovi, který reklamuje poškozené zboží. Tón omluvný, profesionální, vykání. Nabídni výměnu nebo vrácení peněz, podle jeho volby. Požádej o fotografii poškození. Maximálně 120 slov, bez frází jako ‚velmi nás to mrzí‘.“ Výsledek bude konkrétní, věcný a použitelný. Stačí doplnit jméno, číslo objednávky a váš podpis.

Šablony, které se vyplatí mít po ruce

• Odpověď na dotaz zákazníka se zdvořilým úvodem a jasným dalším krokem.
• Nabídka s cenou a termínem platnosti.
• Připomínka bez tlaku, která nepůsobí vyčítavě.
• Odmítnutí s poděkováním a alternativou.

Uložte si je jako vlastní šablony s místy v závorkách. U opakujících se e-mailů pak AI jen doplní konkrétní údaje a vy ušetříte i čas na kontrolu.

Pozor na důvěrná data

Do chatu nevkládejte citlivé údaje, například čísla účtů, hesla, zdravotní informace nebo důvěrné obchodní podmínky. Pokud potřebujete zpracovat skutečný e-mail, nahraďte jména a čísla zástupnými údaji a doplňte je až do finální verze.